E-Mails enthalten immer mehr geschäftsrelevante Daten. Die Unternehmen sind daher kurz- oder spätestens mittelfristig gefordert, die Verwaltung der E-Mails zu strukturieren und die rechtsgültige Archivierung sicherzustellen.
Mail-Archivierung ist Chefsache
Die Kommunikation über E-Mail hat sich etabliert. Nahezu jede Firma verfügt über eine Mail-Adresse und kann somit elektronische Informationen mit Kunden und Partnern austauschen. Diese Informationen sind wichtige Grundlagen von Geschäftsprozessen und Entscheidungsfindungen und müssen entsprechend behandelt werden.
Gesetzliche Bestimmungen
Im Handelsrecht gelten seit 1. Juni 2002 die neuen Bestimmungen des Obligationenrechts über die kaufmännische Buchführung sowie die Verordnung über die Führung und Aufbewahrung von Geschäftsbüchern (GeBüV). Letztere regelt die Grundsätze, falls die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher elektronisch erfolgt.
Im Steuerrecht regelt seit dem 1. März 2002 die ElDI-V die Anforderungen an die Beweiskraft und Kontrolle von elektronisch übermittelten und aufbewahrten Daten. Der Gesetzgeber ist damit der technologischen Entwicklung gefolgt und hat es so den Unternehmen ermöglicht, diese einzusetzen. Das Vermeiden von Medienbrüchen und die damit verbundene Prozessoptimierung sowie die Verwendung von kostengünstigen Archivsystemen ist ein wichtiger Wettbewerbsfaktor.
Die Aufbewahrungsfrist für die Geschäftsbücher und Belege beträgt im Normalfall zehn Jahre. Sie müssen im Inland aufbewahrt werden oder zumindest in kürzester Zeit in der Schweiz vorgelegt werden können. Im Bereich der E-Mail-Archivierung sind die Anforderungen der GeBüV vorrangig.
Elektronische Archivierung
Die Integrität der Daten sowie der Zeitpunkt der Fixierung der Daten im Archiv sind die bestimmenden Faktoren der elektronischen Archivierung. Diese Anforderungen können grundsätzlich über unveränderbare Informationsträger, wie zum Beispiel CD-R, DVD-R oder Worm, oder über veränderbare Informationsträger, wie etwa Harddisk oder Tape, unter Verwendung von elektronischen Signaturen und Zeitstempeln umgesetzt werden.
Günstige Langzeitarchivierung
Auf den ersten Blick scheint es einfacher, die Archivierung auf unveränderbaren Informationsträgern vorzunehmen. Berücksichtigt man jedoch die Kosten und die Bewirtschaftung der Daten und Informationsträger, sind veränderbare Informationsträger unter Verwendung von elektronischen Signaturen mehr als nur eine attraktive Alternative. Für kleine und mittlere Unternehmen mit moderatem Datenvolumen erweisen sich Worm-Lösungen als durchaus wirtschaftlich. Unternehmen, welche grosse Datenvolumen archivieren, befassen sich zunehmend mit der Archivierung auf veränderbaren Informationsträgern.
Richtlinien zur Verwaltung
Die Unternehmensführung muss Weisungen und Richtlinien zur elektronischen
Führung von Geschäftsbüchern erarbeiten und durchsetzen. Sie ist verantwortlich für das Einhalten der gesetzlichen Vorschriften. Werden diese nicht befolgt, droht ein Verlust von Forderungen aufgrund fehlender Beweise oder zivilrechtliche Schadenersatzpflicht. Im Zusammenhang mit E-Mail muss speziell die Geschäftskorrespondenz betrachtet werden. Darunter fallen alle Dokumente, die über Abschluss und Abwicklung von Rechtsgeschäften Auskunft geben.
Archivierung versus Datenschutz
Über interne Weisungen muss festgelegt werden, ob und in welchem Umfang die Mitarbeiter private E-Mails versenden res-pektive empfangen dürfen. Werden private Mails erlaubt, müssen die Mitarbeiter über die Archivierung informiert werden. Gegebenenfalls müssen diese der Archivierung zustimmen. Es liegt im Interesse jeder Firma, möglichst alle geschäftsrelevanten E-Mails zu archivieren. Technisch gesehen ist es jedoch nicht möglich, private von geschäftlichen Mails zu unterscheiden. So müssen entweder die Mitarbeiter selber entscheiden, welche Mails archiviert werden sollen, oder aber das System archiviert generell jede Mail nach erfolgter Spam- respektive Virenfilterung.
Letzterer Weg garantiert die Vollständigkeit und ist aufgrund der heutzutage günstigen Speicherpreise durchaus realistisch. Die Erfahrung zeigt, dass 80 Prozent aller E-Mails, die aus einem Archiv abgerufen werden, aus den zuvorgehenden drei bis vier Monaten stammen. Mit der Auslagerung von älteren Mails auf kostengünstige Datenträger lassen sich zusätzlich Kosten sparen.
Zentrale Archivierung
Die Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen ist meist mit Investitionen verbunden, bringt aber einen grossen Nutzen für Firmen. Mit der zentralen Langzeitarchivierung ist gewährleistet, dass E-Mails zum Beispiel selbst nach dem Austritt eines Mitarbeiters weiterhin verfügbar bleiben und einfach an neue Mitarbeiter übergeben werden können. Im Weiteren erfahren die Mitarbeiter keine Einschränkung der Kapazität der Postfächer. Sie sind also nicht gezwungen, diese zu löschen oder auf (lokale) File-Systeme auszulagern. Letzteres birgt sicherheitstechnische Probleme, falls Postfächer von mehreren Benutzern genutzt werden.
Nützliche Volltextsuche
Moderne Archivsysteme bieten eine Volltextindexierung der E-Mails inklusive der Attachments an. Dies ermöglicht den Benutzern das einfache Auffinden und Verarbeiten von Informationen. Mittelfristig verschmelzen E-Mail- und Dokumentenmanagementsysteme und bieten neues Potenzial, um die Geschäftsprozesse zu optimieren. Das Archivierungskonzept sowie die Richtlinien zur Aufbewahrung bleiben dessen ungeachtet wie oben beschrieben bestehen.
Verfasst von lavictoria 
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